Viestintä muutoksessa – mitä ja miten kannattaa viestiä?

Viestintä
Viestintä muutoksessa – mitä ja miten kannattaa viestiä?

Viestintä on yksi aihepiiri, joka saa minut syttymään. Se on todella kiehtovaa. Joskus tuntuu kuin viestintä olisi kaikki. Kun pääsin puhumaan otsikolla ”Viestinnän merkitys muutoksessa – mitä ja miten kannattaa viestiä?”, niin mieleeni pulppusi niin paljon ajatuksia, että niiden sovittaminen noin 45 minuutin esitykseen oli kuin olisin yrittänyt tunkea sata kiloa perunoita kymmenen litran kattilaan. Onnistuin kuitenkin, kun tungin vain sopivasti, jotta vielä kansikin mahtui kiinni. Esityskin pysyi annetussa aikaraamissa.

Johtaminen on viestintää

Muutos on ihmiselle usein stressitila. Kun joku tai jokin alkaa ravistella tuttua ja ainakin jollakin tavalla hallinnassa olevaa elinpiiriämme ja olotilaamme, alamme kokea epävarmuutta. Tätä jatkuu niin kauan, kunnes hyväksymme muutoksen.

Yritysten ja organisaatioiden muutostilanteissa tarvitaan johtamista. Johtaminen puolestaan on pitkälti viestintää – miksi? Koska johtaminen on ennen kaikkea ihmisten – ei asioiden – johtamista. Se on ihmisten johtamista yhteiseen suuntaan. Tämä on helpommin sanottu kuin tehty, koska olemme ihmisiä ja meillä on tunteet, joihin kuuluu myös pelko. Muutos puolestaan voi synnyttää pelkoa. Tämä johtuu muutoksen aiheuttamasta epävarmuudesta.

Viestintä vaikuttaa pelon tunteeseen

Tätä epävarmuutta ja sen synnyttämää pelkoa voidaan vähentää viestinnällä. Huono viestintä vähentää aina muutoksessa onnistumisen mahdollisuuksia. Ihmiset tarvitsevat omiin ajatuksiinsa selityksen, miksi muutos tehdään ja mitä se hänelle itselleen merkitsee. Muutosviestijän tulee siis pyrkiä antamaan tähän ”miksi?” -kysymykseen vahva ja perusteltu vastaus, joka pitää henkilön oikean junan kyydissä – junan, joka kulkee kohti yhteistä päämäärää.

Erityisen tärkeää on miten viestit

Kun tein esitystä, se muotoutui automaattisesti sellaiseksi, jossa ”miten viestiä?” nousi paljon keskeisemmäksi kuin ”mitä viestiä?”. Itse asiassa nostin esiin noin neljä kertaa enemmän näkökulmia siihen, miten kannattaa viestiä kuin mitä kannattaa viestiä. Tärkeää on toki se, mitä viestitään, mutta vielä tärkeämpää on se, miten viestitään. Jos ”mitä” ja ”miten” ovat ristiriidassa, viestintäkilpailun voiton vie usein se, miten viestitään. Pahimmassa tapauksessa koko viestin asiasisältö tulee haudatuksi viestinnän tavan ja tyylin alle siten, ettei siihen pääse enää käsiksi lapiollakaan.

Jos ihminen ei tiedä, hän luulee

Onnistunut viestintä rakentuu luottamuksen päälle. Joka kerta, kun viestii asioita, jotka eivät sitten pidäkään paikkansa, luottamus saa kolhun. Viestintää ei silti pidä pelätä. On huono valinta olla viestimättä mitään, koska tällöin haluttu viesti ei saa edes mahdollisuutta päästä perille ja arvioitavaksi vastaanottajan ajatuksissa. On hyvä pitää mielessä, että jos ihminen ei tiedä, hän joka tapauksessa luulee jotain. Ihmisen aivot kyllä tuottavat vastauksia ja käsityksiä, mutta näiden oikeellisuudella tai soveltuvuudella ei ole mitään takuuta. Siksi suunnitellulla ja hyvin toteutetulla viestinnällä kannattaa pyrkiä vaikuttamaan jokaisen yksilön aivojen tuottamiin käsityksiin.

Hyvää viestintää oikeissa kanavissa

Tänä päivänä on myös hyvä käyttää aikaa oikeiden viestintäkanavien miettimiseen. Oman viestin pitäisi olla siellä missä halutut viestin vastaanottajatkin ovat. Ilmoitustaulu tai intranet ei aina riitä. Toisaalta myöskään pelkän Twitterin avulla ei kannata yrittää viestiä tai johtaa – ei pientä organisaatiota eikä suurvaltaa.

Ratkaisevan tärkeää muutoksen onnistumisessa on viestintä. Sitä kannattaa siis suunnitella ja toteuttaa arvonsa ja merkityksensä mukaisesti. Hyvä viestintä on myös monesti erinomainen korjaussarja moniin vahinkoihin, joilta muutostilanteissa ei aina voi välttyä. Lopuksi voisin todeta napakasti: viesti, vaikuta, voita. Lisää hyviä vinkkejä siihen, miten kannattaa viestiä, löytyy tämän esityksen tiivistelmä -linkin takaa.

Juha Jokinen

It's only fair to share...Share on Facebook
Facebook
Tweet about this on Twitter
Twitter
Share on LinkedIn
Linkedin

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista.