Mitä ja miten kannattaa viestiä? Viestinnän merkitys muutoksessa

Ratkaisevan tärkeää muutoksen onnistumisessa on viestintä, eikä vähiten siksi, että muutostilanteissa tarvitaan johtamista. Johtaminen puolestaan on mitä suuremmassa määrin viestintää.

Monilla ihmisillä on vielä tekemistä sen ymmärtämisessä, että muutos on jatkuva ja pysyvä elinympäristömme tila. Tämä on inhimillistä, koska elämän, olosuhteiden ja tilanteen hallinnan menettäminen voi aiheuttaa pelkoa. Koska viime vuosina muutokset tuntuvat yhä vain nopeutuneen, tarve hyvälle viestinnälle ja hyvälle johtamiselle on valtava.

Yrityksissä ja organisaatioissa kommunikoinnin ja vuorovaikutuksen taso vaikuttavat vahvasti siihen, millaisiksi ihmissuhteet muodostuvat työpaikoilla. Ihmissuhteet puolestaan vaikuttavat yrityksen tai organisaation kilpailukykyyn ja menestykseen.

Koska viestinnässä on kysymys ihmisten, siis meidän eliökunnan sosiaalisten kuninkaiden välisestä vuorovaikutuksesta, korostuu viestinnässä sen mitä viestitään ohella erityisesti se miten viestitään. Kun muutostilanteissa mietitään mitä tulisi viestiä, ainakin seuraavat asiat on syytä huomioida.

Ensiksikin kannattaa viestiä oikeaa tietoa. Tänään, vaihtoehtoisten totuuksien murjoessa viestinnän uskottavuutta, on syytä muistaa, että valheella on lyhyet jäljet. Toiseksi viestinnässä kannattaa pyrkiä vastaamaan ihmisten ajatuksista kumpuaviin kysymyksiin, kuten miksi muutos tehdään, mikä muuttuu ja miten muutos toteutetaan. Näihin kysymyksiin ihminen etsii vastauksia, koska tietämättömyys aiheuttaa epävarmuutta, joka puolestaan aiheuttaa pelkoa. Ihminen etsii vastausta kysymykseen mitä muutos merkitsee hänelle. Saapuvien viestien laadun perusteella ihminen muodostaa tilanteesta mielipiteen, joka vaikuttaa merkittävästi myös hänen motivaatioonsa ja asenteeseensa muutosta kohtaan. Kaikki tiedämme, että näillä on oleellinen vaikutus muutoksen onnistumisessa.

On myös tärkeää viestiä mihin ja miten ihmiset voivat antaa palautetta muutosta koskien tai mitkä ovat ne foorumit ja kanavat, joissa he voivat käydä keskustelua muutokseen liittyvistä asioista. Ei kannata harhauttaa itseään uskomaan, että ihmisillä ei ole ajatuksia tai että he eivät keskustelisi asioista toistensa kanssa. On parempi pyrkiä osoittamaan viestinnälle sopivat tavat ja kanavat. Tällä tavoin viestintä ja keskustelu pysyy paremmin hallinnassa, sitä voidaan seurata ja ohjata ja keskusteluun voidaan tarvittaessa osallistua.

Sanonta ”tärkeää ei ole mitä sanotaan, vaan miten sanotaan” on monelle tuttu. Tämä pitää paikkansa, koska olemme ihmisiä, tuntevia ihmisiä. Selvääkin selvempi viesti voi aiheuttaa vastaanottajassa täysin ei-toivotun reaktion siitä syystä, että kaikki sanaton viestintä, kuten eleet, ilmeet, kehon kieli, äänen sävyt ja voimakkuus ottavat selkävoiton pelkistä selvistä sanoista.

Jotta onnistuisit muutoksen viestinnässä, sinun tulee olla läsnä ja käytettävissä. Pyri rakentamaan viestinnälläsi luottamusta ja johtamaan esimerkillä. Sinun tulee myös toistaa viestiäsi siitä yksinkertaisesta syystä, että mikään viesti ei ole niin yksinkertainen, että se menisi kerralla perille tai ainakaan aiheuttaisi toivottavaa vaikutusta. Viestiä ei toisteta siksi, että viestin vastaanottajat olisivat jotenkin huonokuuloisia tai huonoja ymmärtämään. Toisto lisää viestin uskottavuutta ja lisää sen mahdollisuutta edetä vain kuullulta tasolta ymmärryksen kautta aina viestin sisäistämiseen asti. Vasta tällöin voimme odottaa, että viestinnällä saavutetaan toivottuja tuloksia.

Jos haluat, että viestisi vaikuttaa, sinun tulee viestiä siten, että viestin vastaanottajan mielessä poukkoileva kysymys ”miksi” saa vastauksen. Muista myös osoittaa ymmärrystä ja olla itse mahdollisimman ymmärrettävä ja riittävän konkreettinen. Viesti siis viestin vastaanottajan kielellä. Mieti myös miten voisit lieventää pelkoja ja hälventää huhuja, jos olet tullut tällaisista tietoiseksi. Tee palautteen anto helpoksi ja anna itse palautetta. Viesti mieluummin liikaa kuin liian vähän ja viesti ajantasaisesti ja säännöllisesti. Muista, että on olemassa useita viestintäkanavia. Sinun tehtäväsi on varmistaa, että viestisi on helposti tavoitettavissa.

On tärkeää myös miettiä etukäteen, mitkä ovat ne tahot ja keitä ovat ne ihmiset, joita viestinnällä halutaan tavoittaa. Tässä määrittelyssä ei kannata alussa rajata eri ryhmiä liian heppoisin perustein pois viestinnän kohderyhmästä. Niitä voi karsia tarvittaessa myöhemmin. Samalla kannattaa miettiä, mitkä kanavat olisivat parhaimmat eri ryhmien tai tahojen tavoittamiseksi.

Ratkaisevan tärkeää muutoksen onnistumisessa on viestintä. Siinä onnistuminen ratkaisee saatko ihmiset mukaan tukemaan muutosta, koska vain silloin se onnistuu.

Seminaariesityksen tiivistelmä

12. helmikuuta 2018, Tampere