Ammattikeittiön suunnittelu – neljä vaihetta

Ammattikeittiön suunnittelu on osa rakennussuunnittelua, joka vaatii erityisosaamista. Laite- ja talotekniikan tuntemus on tärkeää, mutta pelkkä insinööriosaaminen ei yksin riitä, sillä yhä useammin ammattikeittiön suunnitteluun liittyy myös niiden ruokailevien asiakkaiden palvelupolkujen suunnittelu yhdessä palveluita tarjoavan ravintolan tai muun ruokapalveluorganisaation kanssa.

Ammattikeittiön suunnittelun lopputuloksena pidetään usein piirustusta, jossa on esitetty tulevan ammattikeittiön laitteet ja kalusteet. Merkittävin osa ammattikeittiön suunnitteluun käytetystä ajatustyöstä tulisi kuitenkin parhaan lopputuloksen varmistamiseksi tehdä jo ennen ensimmäistäkään piirustusta. Tähän suunnitteluvaiheeseen voivat kuulua esimerkiksi palvelumuotoilusta tai lean-menetelmistä tutut periaatteet. Tärkeintä on määritellä ja kuvata selkeä tavoite. Keskeisiä kysymyksiä ovat ketkä ovat ammattikeittiön asiakkaita ja mitä palveluja ja miten voimme heille parhaiten tarjota. Voice of customer (VOC) eli asiakkaan ääni siis ratkaisee. Onnistuneen ammattikeittiösuunnittelun tavoitteena on oltava tekninen ja toiminnallinen kokonaisuus, jossa unohtumattomien asiakaskokemusten tuottaminen on arkipäivää.

Ammattikeittiön suunnittelu on räätälöityä asiantuntijapalvelua. Niinpä jokaiseen suunnitteluprojektiin liittyvät omat erityispiirteensä ja -tarpeensa. Kaikkiin liikeideoihin soveltuvaa 250 asiakasta palvelevaa ravintolakeittiötä ei ole olemassa, ellei kyseessä ole tarkasti konseptoitu liiketoimintamalli. Myöskään monistettavaa mallia 3 000 annoksen cook- chill-menetelmiä hyödyntävästä sairaalakeittiöstä ei ole olemassa. Ammattikeittiösuunnittelussa luotavat ratkaisut ovatkin yksilöllisiä, kunkin asiakkaan tarpeisiin ja tavoitteisiin sovitettuja kokonaisuuksia halutun lopputuloksen varmistamiseksi.

Asiakkaan tarpeet ovat ammattikeittiön suunnittelun lähtökohta

Ammattikeittiösuunnittelun toteuttaminen lähtee liikkeelle tarpeiden tunnistamisesta ja selvittämisestä. Kuka on ammattikeittiön asiakas, millainen ruokatuote häntä houkuttelee ja miten koko palvelupolku tulisi parhaiten rakentaa unohtamatta taloudellisia reunaehtoja. Parhaaseen lopputulokseen pääsemiseksi olisi kyettävä vastaamaan kysymyksiin mitä ja miten eli mitä ruokaa tarjotaan ja miten valmistus aiotaan toteuttaa? Näitä pohdintoja tulee ohjata niiden peruskiven kylkeen kaiverrettu asiakasnäkökulma: mikä palvelukokonaisuus luo asiakkaan kokemuksen mukaan parhaan lisäarvon – hyvän asiakaskokemuksen, joka saa asiakkaan palaamaan tyytyväisenä yhä uudelleen?

Parhaimmillaan vastausten hakemista edellä mainittuihin keskeisiin kysymyksiin edeltää rehellinen ja avoin pohdinta siitä, miksi itse asiassa olemme ammattikeittiötä suunnittelemassa. Näin koko projektin perimmäinen merkityksellisyys saadaan esiin ja siitä voi parhaimmillaan muodostua koko projektia yhdistävä ja vahvasti eteenpäin vievä voima.

Osalle uuteen keittiöhankkeeseen lähtevistä moni asia saattaa olla täysin selvää. Aina näin ei kuitenkaan ole. Silloin ammattikeittiösuunnittelijalta odotetaan usein innovatiivisia näkemyksiä teknisen suunnittelun lisäksi myös ruokatuotteesta ja sen valmistus- ja tarjoilutavoista vaihtoehtoisia palvelupolkuja unohtamatta.

Mikäli tulevan keittiön operoijalla on vankat visiot siitä, miten keittiö tulee jatkossa toimimaan, on ammattikeittiökeittiösuunnittelijan tärkeimpänä tehtävänä varmistaa näiden visioiden realistisuus. Riittävätkö tilat, ovatko ajatukset teknisesti toteutettavissa, täyttyvätkö viranomaismääräykset ja ennen kaikkea – onko hankkeen budjetti mahdollisuuksien rajoissa. Julkisissa hankkeissa lähtökohtana on silloin tarveselvityksen laadinta.

Ammattikeittiön suunnitteluprosessi, vaihe 1/4

TARVESELVITYS (lisätietoa linkin takana)

• asiakasmäärä
• tuotantomäärä
• toimintatapavaihtoehdot (mm. cook-chill, cook-serve, ostopalvelut jne.)
• käytettävissä olevat resurssit

Tarveselvityksen pohjalta tehdään mahdollinen HANKEPÄÄTÖS.

Ammattikeittiöiden suunnittelun yhtenä merkittävänä riskinä on se, että suunnittelu perustuu teoreettiseen ja teknispainotteiseen tietoon. Näin sen ei kuitenkaan tarvitse olla. Olisi toki helppoa, jos kaikki suunnittelussa tarvittava tieto olisi vakioitavissa. Kun näin ei kuitenkaan ole, kannattaa lähteä yhdessä riippumattoman ja ammattitaitoisen ammattikeittiösuunnittelijan kanssa arvioimaan kyseiseen hankkeeseen parhaiten sopivia ratkaisuja. Kokeneella ammattikeittiösuunnittelijalla on hyvät kontaktit muun muassa eri laitetoimittajiin sekä kokemus parhaista toiminnallisista ratkaisuista niin kotimaasta kuin ulkomailtakin.

Keittiön neliöt – laskelmat tilasuunnittelun tukena

Ennen varsinaista luonnoksen suunnittelua on tarpeen määrittää ajatellun keittiötoiminnan tilatarve. Edelleen ohjenuorana toimivat keittiössä valmistettavat ruokatuotteet. Varastojen tilatarpeeseen vaikuttavat itsestään selvästi varastoitavien artikkelien määrä sekä varaston kiertonopeus. Edelliset tarjoavat lähtötiedon varastoneliöitä määritettäessä. Mikäli kyseessä on kokonaan uusi liiketoiminta eikä käytettävissä ole yrityskohtaista historiatietoa, ammattikeittiösuunnittelija esittää tila-arvion omaan kokemukseensa sekä suunniteltuun toiminta-ajatukseen pohjautuvan laskelman avulla.

Varsinaisten keittiötilojen neliötarpeen määrittämiseen päästään laatimalla alustava tuotantosuunnitelma. Sen aineistoa ovat ruokalajityyppien määrä, annosmäärät sekä niiden valmistuksen ajoitus. Tässä yhteydessä arvioidaan alustavasti myös tarvittavat henkilöstöresurssit. Tuotantosuunnitelmasta jatketaan edelleen astianpesuosaston mitoitukseen sekä tarjoiluun tarvittavien kalusteiden määrän laskentaan. Tuotantosuunnitelman lopputuloksena saadaan selvitettyä keittiössä tarvittava keittiölaitevarustus tilatarpeineen.

Julkisten hankkeiden osalta myönteisen hankepäätöksen jälkeen seuraa hankesuunnitteluvaihe, jossa laaditaan myös hankkeen tilaohjelma.

Ammattikeittiön suunnitteluprosessi, vaihe 2/4

HANKESUUNNITTELU (lisätietoa linkin takana)

• alustava toiminnallinen suunnitelma
• tilaohjelma
• viitesuunnitelma
• rakennustapaselostus
• alustava tila- ja kalusteluettelo
• aikataulu- ja rahoitussuunnitelma

Hankesuunnittelun pohjalta tehdään mahdollinen INVESTOINTIPÄÄTÖS.

Tavoitteena korkea käyttöaste ja alhaiset ylläpitokulut

Ammattikeittiön suunnittelun tärkeänä tavoitteena on optimoida keittiölaitteiden ja -tilojen määrä. Mitä suurempi käyttöaste, sitä nopeampi on luonnollisesti investoinnin takaisinmaksuaika. Keittiölaitteiden suurella käyttöasteella voidaan toisaalta saada myös keittiön tilatarpeet kohtuulliselle tasolle, sillä silloin laitteita ja samalla tilaa tarvitaan tietysti vähemmän. Tämä puolestaan alentaa rakennuskustannuksia sekä myöhemmin tilojen ylläpitokustannuksia.

Alustavien tila- ja laitetarpeiden määrittämisen jälkeen voidaan laskea kustannusarvio, joka on luonnollisesti koko hankkeen toteutumisen kannalta oleellinen tieto. Tässä vaiheessa on vielä edullista arvioida kokonaisuutta ja säätää lähtökohtia siten, että hankkeen toteuttaminen on taloudellisesti mahdollista.

Investointipäätöksestä toteutussuunnitteluun.

Tilatarpeiden ja budjetin kestävyyden varmistuttua voidaan lähteä toteutussuunnitteluvaiheeseen.

Ammattikeittiön suunnitteluprosessi, vaihe 3/4

TOTEUTUSSUUNNITTELU (lisätietoa linkin takana)

• ehdotussuunnittelu
• lupa-asiakirjat
• laiteluettelot
• layout-suuunnitelma
• detaljipiirustukset ja visualisoinnit
• selostukset
• erikoissuunnittelu

Toteutussuunnittelun pohjalta tehdään julkisissa hankkeissa mahdollinen RAKENTAMISPÄÄTÖS.

Luonnossuunnitteluvaiheessa voidaan sanoa olevan tehokkaimmillaan keskimäärin kolme suunnittelukierrosta. Ammattikeittiösuunnittelija luo kertyneiden lähtötietojen perusteella parhaan näkemyksensä luonnospiirustukseen, jota arvioidaan yhdessä asiakkaan kanssa. Mikäli lähtötiedot ja tarpeet on määritelty suunnittelun aloitusvaiheessa perusteellisesti, voidaan jo kahden muutoksilla täsmennetyn luonnoksen jälkeen päästä lopulliseen luonnokseen eli pohjapiirustukseen. Kun pohjapiirustus on yhdessä asiakkaan kanssa todettu valmiiksi, voidaan suunnitelma lähettää edelleen muun suunnittelijaryhmän käyttöön mm. taloteknisten suunnitelmien saattamiseksi loppuun.

Ammattikeittiön suunnitteluprosessi, vaihe 4/4

RAKENNUSVAIHE

• tarjouspyynnöt ja kilpailutus
• toimittajasopimukset
• täydennyssuunnittelu
• urakointi

Rakennusvaihe päättyy vastaanottotarkastukseen.

Pohjapiirustuksen valmistuttua siirrytään toteutusvaiheeseen, rakentamiseen ja laitteiden sekä kalusteiden hankintaan. Ammattikeittiösuunnittelijan asiantuntemus on usein tarpeen myös ammattikeittiön laitteita, kalusteita ja varusteita hankittaessa. Hankintaprosessi voi lähteä liikkeelle esimerkiksi keittiölaitteiden markkinaselvityksestä, joka antaa hyvät lähtökohdat hankkeen tavoitteisiin parhaiten soveltuvan laite- ja kalustekilpailutuksen toteuttamiseksi.

Vastaanottotarkastuksen jälkeen uusi ammattikeittiö otetaan käyttöön. Käyttöönottovaiheen aikana toteutetaan muun muassa henkilöstön koulutus, seurataan käyttöönotetun kokonaisuuden toimivuutta sekä tehdään tarvittavia kehityssuunnitelmia mahdollisten epäkohtien poistamiseksi. Käyttöönottovaihe päättyy takuuajan päättyessä TAKUUTARKASTUKSEEN.

Ammattikeittiön suunnitteluun kannattaa varata riittävästi aikaa ja panostaa laadukkaaseen ajatteluun ja vuoropuheluun ennen varsinaisia betonitöitä. Kun nimittäin betoni on valettu, se myös kovettuu. Hyvin tehty suunnittelu sen sijaan sisältää todennäköisesti myös sopivasti elastisuutta, jolloin keittiön valmistuessa sen hienosäätäminen todelliseen ehkä jo hieman muuttuneeseen tai tulevaisuudessa varmuudella muuttuvaan tilanteeseen onnistuu ilman ylitsepääsemättömiä haasteita ja tarpeettoman suuria kustannuksia.