Vaikuttavalla viestinnällä toivottuja tuloksia – näin parannat viestintääsi

SEMINAARIESITYKSEN TIIVISTELMÄ

Esityspaikka: Erinomaiset ruokapalvelut -foorumi 6.11.2019 Helsinki
Esityksen pitäjä ja tiivistelmän kirjoittaja: Juha Jokinen

(Alkuperäinen 40 minuutin esitys sisälsi kymmeniä ajatuksia, vinkkejä, ja työkaluja hyvän ja vaikuttavan viestinnän rakennuspalikoiksi. Tässä tiivistelmässä nostetaan niistä esiin esimerkinomaisesti muutamia.)

Vaikuttavalla viestinnällä toivottuja tuloksia – näin parannat viestintääsi

Taito viestiä on kenties tärkein opittava taitosi. Ihminen on yhteisöllinen laumaeläin, jonka elämään kuuluu oleellisena osana kommunikointi toisten ihmisten kanssa. Jopa koko ihmislajin menestymisessä juuri ihmisen viestintä- ja kommunikaatiotaitojen kehittymisellä on ollut keskeinen rooli.

Siihen, kuinka erilaiset viestit ymmärretään, miten ne vaikuttavat ja millaisia tapahtumia ja toimenpiteitä niistä seuraa, vaikuttavat edelleen monet ihmiselle evoluution myötä kehittyneet ominaisuudet. Aivoihimme vuosituhansien aikana kehittyneet selviytymismekanismit ovat edelleen olemassa. Aivomme pohtivat edelleen monien nopeiden havaintojen ja kokemuksiemme perusteella muun muassa kysymyksiä onko havaittu kohde ystävä vai vihollinen ja pitäisikö taistella vai paeta? Näiden käyttäytymistämme ohjaavien mekanismien tunteminen auttaa meitä saavuttamaan ne tavoitteet, joihin viestinnällämme tähtäämme.

Vaikuttavalla viestinnällä on tavoite

Viestinnällä, jolla halutaan vaikuttaa, on hyvä olla tavoite. Liian harvoin haastamme itseämme määrittelemään viestintämme tavoitteen vaikkapa kiteyttämällä sen vain yhdeksi lauseeksi. Yksi hyvä tavoitteen kertova kysymyslause voisi olla esimerkiksi, miten ihmiset käyttäytyvät eri tavalla viestintäni jälkeen? Pelkkä asian kertominen ei vielä useinkaan täytä hyvän viestintätavoitteen kriteereitä.

Suurin kysymys: miksi välittäisin?

Kun viestimme toiselle ihmiselle, on hyvä muistaa kaikkein suurin kysymys, johon viestinnän vastaanottaja etsii herkeämättä vastausta viestinnästäsi. Tämä kysymys on: miksi välittäisin? Toisin sanoen miksi kuuntelisin pidempään? Miksi lukisin tekstiä yhtään enempää? Miksi katsoisin esiintymistä vielä seuraavankin minuutin ajan? Viestin vastaanottaja siis haluaa tietää mitä merkitystä hänelle on sillä, mitä toinen ihminen juuri nyt viestijänä tekee? Jos viestin lähettäjä ei onnistu antamaan vastausta tähän keskeisimpään kysymykseen, viestinnän tavoitteet tuskin toteutuvat, olivatpa ne millaisia tahansa. Viesti ei kuulla, lueta tai nähdä. Viesti ei siis ainoastaan jää puhkeamatta kukkaan, vaan pahimmillaan sitä ei ole edes olemassa.

Aloita kiinnostavasti, lopeta myönteiseen innostukseen

Hyvä viestintä alkaa kiinnostavasti, pitää mielenkiintoa yllä koko viestinnän ajan ja loppuu mieleenpainuvalla tavalla. Viestinnän alku ja loppu ovat äärimmäisen tärkeitä. Jos aloitus epäonnistuu, itse asiaan ei ehkä edes päästä, kun viestinnän vastaanottajan mielenkiinto jo lopahtaa ja hänen ajatuksensa matkaavat mielenkiintoisemmille maille.

Viestinnän lopetukseen puolestaan pitäisi ladata sellaiset paukut, että se, minkä halutaan jäävän vastapuolen mieleen, myös jää sinne. Tätä viestiä ei siis kuvaannollisesti tulisi liimata vastapuolen muistiin millään helposti irrotettavalla post-it-lapulla, vaan lujalla sekunneissa tarttuvalla kontaktiliimalla. Parhaiten muistijälkiä jättävät tunteet ja tarinat. Viestinnän loppuun olisi hyvä pyrkiä jättämään myös myönteinen tunne – hyvä fiilis. Vaikka viesti ei aina voikaan miellyttää vastaanottajaa, niin ei se kuitenkaan ole kaiken loppukaan.

Pidä määrä kohtuullisena – maaginen kolmonen

Sanonta liika on liikaa pitää paikkansa myös viestinnässä. Vaikka mielessäsi olisi yhdeksän hyvää syytä ostaa tuotteesi tai haluaisit kertoa viisitoista syytä, miksi juuri sinun tarjoamasi ruoka ja palvelu on niin hyvää, niin viestisi toimisi paremmin, jos kuitenkin kiteyttäisit viestisi esimerkiksi kolmeen tärkeimpään seikkaan? Miksikö? Koska yhdeksän tai viisitoista asiaa yhtä aikaa on aivoillemme liikaa ja se aiheuttaa sen, että viestisi kärki tylsyy ja hukkuu oman viestisi massaan. Viestin vastaanottajan mieleen ei jää muuta kuin epämääräinen joukko asioita, joiden muistijälki jää heikoksi ja yksittäisten asioiden uskottavuus jauhautuu suuressa massassa murusiksi.

Viestintää pitää harjoitella

Hyvää viestintää, esimerkiksi esitystä tai puhetta, edeltää kolme vaihetta: suunnittelu, itse tekeminen ja harjoittelu. Näistä viimeinen vaihe eli harjoittelu on tärkeä. Harmillisen usein se kuitenkin laiminlyödään tai jätetään liian vähälle huomiolle. Ehkä yleisin tarjottava selitys harjoittelemattomuudelle on usein sama, mitä käytetään toistuvasti muulloinkin, kun jotain jää tekemättä ja aikataulut paukkuvat kuin nuotioon heitetty papattimatto. Tuo lyhyt viisikirjaiminen sana ja helppo, mutta usein huono ja paikkansapitämätön selitys on tietysti kiire.

Tunnetun sanonnan mukaan harjoitus tekee mestarin. Jos on niin kiire, että ei ehdi harjoitella, ei voi tulla mestariksi. Ei kukaan, joka vain pelmahtaa paikalle, pysty hurmaamaan ja esimerkiksi puhumaan yleisöään pyörryksiin pelkällä luontaisella lahjakkuudellaan ja olemuksellaan. Hyvän viestinnän takana on usein armoton määrä armotonta harjoittelua.

Liian moni on havahtunut viestinnän tärkeyteen ja tutustunut todelliseen kiireeseen vasta sitten, kun huonosta viestinnästä on seurannut joukko akuutteja katastrofin alkuja, esimerkiksi mainetta ja imagoa tuhoavia tulipaloja, joiden sammuttamiseen eivät enää käsisammuttimet riitä.

Ei vain mitä vaan myös miten

Taitava viestijä huolehtii siitä, että hänen viestinsä varsinainen asia eli mitä viestitään, on selkeä ja helposti ymmärrettävä. Vähintään yhtä tärkeää, ja monta kertaa jopa tärkeämpää on se, miten viestitään. Viestinnässä voi moni asia mennä pieleen: ajoitus, kohde eli kenelle viestitään, paikka ja viestintäkanavat, ajoitus sekä tuiki tärkeät viestinnän tapa ja tyyli. Joskus kannattaa pysähtyä hetkeksi pohtimaan ja kysyä itseltään millaisena viestijänä tärkeimmät sidosryhmäni minua pitävät? Millaisena viestijänä minut tunnetaan? Millaiset ovat viestintätapani? Totta kai kannattaa olla myös rohkea ja kysyä tätä ihan suoraan toisilta ihmisiltä, jotta oma höveli käsityksesi itsestäsi ei päädy tarpeettoman virheettömään kuvaan täyden kympin viestijästä.

Viestintä – tärkein opittava taitosi

Viestintätaitoja tarvitsevat kaikki. Ollaksemme yhdessä enemmän, kykenevämpiä ja ryhmänä suorituskykyisempiä kuin yksittäisten ryhmän jäsenten yhteenlaskettu suorituskyky, tarvitsemme hyviä viestintätaitoja. Niiden avulla ymmärrämme ponnistella samojen päämäärien edistämiseksi ja samaan suuntaan.

Viestintätaitoja voi oppia, mutta oppimisen eteen pitää nähdä myös vaivaa. Itse tekemällä voi viestintätaitojakin oppia tehokkaasti. Opetellessa tulee varmasti myös tehtyä virheitä, mutta niistä sitä vasta oppiikin paljon.

Usko siis itseesi. Jos haluat, sinä pystyt kehittymään hyväksi viestijäksi ja se kannattaa – varmasti!

Juha Jokinen

Siirry takaisin Aineistot-sivulle.

Blogikirjoitus: Viestintätaidot – menestyksesi mahdollistaja ja selittäjä

Blogikirjoitus: Viestintä muutoksessa – mitä ja miten kannattaa viestiä?

Blogikirjoitus: Puhe ja johtaminen