Millainen on hyvä ohje?

Hyvä ohje
Millainen on hyvä ohje?

Kevään 2021 vapusta meinasi tulla munkiton, koska vapun piknikbrunssin välttämätön osa sokerimunkki hajosi taikinapisaroiksi jo paistettaessa kuin maailmankaikkeus alkuräjähdyksessä. Miksi näin kävi, vaikka noudatin ohjetta? Siksi, koska ohjeessa oli painovirhe ja noudatin ohjetta sokeasti kuin kone tai robotti.

Valmistusohjeessa luki 500 grammaa sulatettua ja jäähdytettyä voita. Eihän sokerimunkki tietenkään mikään terveyspommi ole, ei varsinkaan tämä, jossa voin määräksi oli lipsahtanut kymmenkertainen määrä. Pieni pilkkuvirhe siis. 50 grammaa voita olisi riittänyt. Vielä tuolloin painovirheestä tietämättömänä ihmettelin taikinan löysyyttä. Yritin parantaa tilannetta lisäämällä muita aineita, kuten jauhoja ja kananmunia. Tilanne parani, muuta vain marginaalisesti, koska mittavirhe oli niin suuri.

Helsingissä on kaupunginosa nimeltä Munkkivuori. Liekö siellä joskus käynyt samoin ja kymmenkertainen taikina on todellakin valmistettu, leivottu munkeiksi ja koottu siitä kokonainen munkkivuori, josta on sitten tuotteita riittänyt isommallekin joukolle kaupunginosien nimeämislautakuntaa myöten.

Koska viranomaissuositusten mukaiseen terveysturvalliseen vappuseurueeseemme kuului kuitenkin alle kuusi henkilöä, en leiponut kymmenkertaista taikinaa munkeiksi. Googlen avulla painovirhekin selvisi. Tällä kertaa toinen nolla oli todellakin liikaa. Uusintaleivonta onnistui ja vapunviettäjät saivat munkkinsa.

Tarvitaanko ohjeita?

Ihmisten suhtautuminen ohjeisiin vaihtelee. Yksi kokee ne jopa ajattelun ja toiminnan vapauden suoranaisena riistona, kun toinen taas ymmärtää niiden välttämättömyyden, jotta asiat tapahtuvat hyväksi todettuun tapaan. Koronavirusepidemian hallitsemisessakin terveysturvallisuusohjeiden noudattaminen on ollut aivan keskeistä epidemian hallinnan kannalta.

Ääripäissä joko kaikille asioille ja tekemisille on ohje tai millekään ei ole mitään ohjetta. Useimmiten paras ratkaisu löytyy näiden väliltä. Monesti, tosin ei aina, kokemus vähentää ohjeiden jatkuvan seuraamisen tarvetta. Kokenut konkari osaa tehdä oikein kokemuksesta, kun taas juuri palkattu oppija kaivaa ohjekirjan esille ja etenee sen mukaisesti.

Kokemukseen luottaminen voi olla myös riski. Lentämisessä lentoonlähtövalmistelut tehdään kokemuksen määrästä riippumatta aina kohta kohdalta ohjekirjan mukaan. Jokainen lentäjä tietää, että nousussa ja laskussa tarvitaan nosteen lisäämiseksi siipiin lisää pinta-alaa (flap). Silti tämä kohta tarkistetaan joka kerta listan mukaan ennen nousua. Kerran tämä jäi tarkistamatta, kun huomio oli kiinnittynyt lennon jälkeisen illan suunnitteluun. Kone ei noussut ja seuraukset olivat tuhoisat.

Millainen on hyvä ohje?

Huonot tai tarpeettomiksi koetut ohjeet ja niiden suuri määrä voivat johtaa siihen, että kaikki ohjeet saavat ihmisten mielissä turhan byrokratian leiman. Ohjeista voi tulla taakaksi koettuja dokumentteja, joita kukaan ei lue ja jotka hautautuvat laatikoiden pohjille. Sitten kun ne taas joku päivä on kaivettava esiin ulkopuolisen auditoijan nähtäväksi, voidaan joutua toteamaan, että emmehän me toimi ollenkaan ohjeiden mukaan, jolloin päivitettäväksi joutuvat joko tekotavat tai itse ohjeet.

Ohjeesta ei ole hyötyä, jos se ei ole saatavilla silloin, kun sitä tarvitaan. Ohjeesta ei myöskään ole hyötyä, jos siinä on virhe, eikä liioin silloin, jos ohjetta yksinkertaisesti ei noudateta. Ohjeet siis tarvitsevat tuekseen hiukan hallintoa.

Hyvän ohjeen tekeminen ei sekään ole pelkkä läpihuutojuttu. Ohjeen tulisi sisältää olennaiset tiedot ja vaiheet helposti ymmärrettävässä ja hahmotettavassa muodossa. Hyvä ohje ei liioin tarvitse toista ohjetta varsinaisen ohjeen tulkitsemiseksi.

Ohjeita voi muuttaa

Esimerkiksi ammattikeittiössä näkee usein monenlaisia lippuja ja lappuja siellä täällä toimistojen seinillä tai työpisteiden lähettyvillä. Lean-ajattelu saattaisi siistiä ympäristöä ja johdonmukaistaa toimintaa.

Ohjeiden tekemisen, ylläpidon ja noudattamisen tulisi olla koko organisaation kattava yhteinen asia, tapa toimia ja osa yrityskulttuuria. Ohjeiden tulisi antaa vastauksia, mutta kuitenkin niin, että ne eivät kahlitse ihmisten omaa ajattelua ja toiminnan luovaa kehitystä. Ohjeiden tehtävä on ehkäistä sooloilua ja sen seurauksena syntyvän vaihtelun haittoja. Ohjeita tulee noudattaa, mutta se ei tarkoita, etteikö ohjeita voisi muuttaa. Koska asiat, toiminta ja olosuhteet muuttuvat, ohjeidenkin tulee muuttua. Hyvässä organisaatiossa myös ohjeisiin suhtaudutaan lean-ajattelulle tyypillisen jatkuvan parantamisen periaatteiden mukaisesti.

Juha Jokinen

It's only fair to share...Share on Facebook
Facebook
Tweet about this on Twitter
Twitter
Share on LinkedIn
Linkedin

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *